मुख्याधिकाऱ्यांची दैनंदिनी, भेट नोंदवही व दौऱ्यांच्या नोंदीही अभिलेखात नसल्याचे आरटीआयतून स्पष्ट
प्रशासकीय पारदर्शकतेवर प्रश्नचिन्ह !
दिगंबर चंदने / माथेरान:
माथेरान गिरिस्थान नगरपरिषदेच्या प्रशासकीय नोंदींच्या जतनाबाबत गंभीर प्रश्न उपस्थित झाले आहेत. डिसेंबर २०२३ ते डिसेंबर २०२६ या कालावधीतील मुख्याधिकाऱ्यांची दैनंदिनी, भेट नोंदवही, हालचाल नोंदवही आणि शासकीय दौऱ्यांच्या नोंदी मागविल्यानंतर संबंधित माहिती नगरपरिषदेच्या अभिलेखात आढळून आली नसल्याचे अधिकृत उत्तर देण्यात आले आहे. त्यामुळे या कालावधीत अधिकारी-कर्मचाऱ्यांच्या कार्यालयीन हालचाली तसेच मुख्याधिकाऱ्यांच्या शासकीय दौऱ्यांचा अधिकृत मागोवा कसा ठेवला जात होता, हा प्रश्न ऐरणीवर आला आहे.
सामाजिक कार्यकर्ते तथा माहिती अधिकार अर्जदार दिगंबर रामचंद्र चंदने यांनी २७ मे २०२६ रोजी माहितीचा अधिकार अधिनियम २००५ अंतर्गत अर्ज हा माथेरान गिरिस्थान नगरपरिषदेत दाखल करून वरील नोंदवह्यांच्या साक्षांकित प्रती मागितल्या होत्या. याशिवाय मुख्याधिकाऱ्यांनी केलेल्या शासकीय दौऱ्यांची वेळ व ठिकाण, तसेच दैनंदिनी आणि हालचाल नोंदवही अद्ययावत ठेवण्यासंदर्भातील शासन नियम, अटी व परिपत्रकांच्या प्रतींची मागणी केली होती.
मात्र, ३० जुलै २०२६ रोजी नगरपरिषदेच्या जनमाहिती अधिकाऱ्याने दिलेल्या उत्तरात मागविलेली माहिती या कार्यासनाच्या अभिलेख्यात आढळून आली नाही, असे नमूद करण्यात आले. दैनंदिनी, भेट नोंदवही, हालचाल नोंदवही आणि दौऱ्यांशी संबंधित माहिती उपलब्ध नसल्याचे उत्तर मिळाल्याने नगरपरिषदेतील अभिलेख व्यवस्थापनाच्या कार्यपद्धतीवर प्रश्न चिन्ह उपस्थित केले जात आहे
हालचाल नोंदवहीचा उद्देश काय?
शासकीय कार्यालयांमध्ये अधिकारी-कर्मचाऱ्यांच्या कार्यालयीन वेळेतील हालचालींची नोंद ठेवण्यासाठी ‘हालचाल नोंदवही’ (Movement Register) वापरण्याची प्रशासकीय पद्धत आहे. महाराष्ट्र शासनाच्या कार्यालयीन कार्यपद्धतीशी संबंधित नियम व परिपत्रकांमध्ये अशा नोंदींबाबत तरतुदी असल्याचे सांगितले जात आहे. सामान्यतः या नोंदवहीत अधिकारी किंवा कर्मचाऱ्याचे नाव व पदनाम, कार्यालयातून बाहेर पडण्याची वेळ, बाहेर जाण्याचे कारण, भेटीचे ठिकाण आणि परतण्याची वेळ यांसारख्या बाबींची नोंद केली जाते. कार्यालयीन शिस्त, कर्मचाऱ्यांची उपलब्धता आणि कामकाजावर देखरेख ठेवण्याच्या दृष्टीने अशा नोंदी महत्त्वाच्या ठरत असल्याने, मात्र, संबंधित कालावधीतील हालचाल नोंदवही अभिलेखात आढळली नसल्याचे नगरपरिषदेच्या उत्तरातून समोर आल्याने ही प्रशासकीय नोंदवही प्रत्यक्षात ठेवली जात होती का आणि असल्यास तिचे अभिलेखीय जतन कसे झाले, याचा खुलासा होणे आवश्यक असल्याचे अर्जदार यांचे मत आहे.
मुख्याधिकाऱ्यांच्या दौऱ्यांचा मागोवा कुठे?
आरटीआय अर्जामध्ये मुख्याधिकाऱ्यांनी केलेल्या शासकीय दौऱ्यांची वेळ, ठिकाण आणि संबंधित नोंदी मागण्यात आल्या होत्या. मात्र, या माहितीबाबतही अभिलेखात नोंद आढळून आली नसल्याचे नगरपरिषदेने नमूद केले आहे. त्यामुळे संबंधित कालावधीतील शासकीय दौऱ्यांची मंजुरी, दौरा नोंदी, कार्यालयीन पत्रव्यवहार तसेच प्रवासभत्ता अथवा अन्य दौरा खर्चाची कागदपत्रे कोणत्या आधारावर तपासण्यात आली, असा प्रश्न उपस्थित होत आहे.
नोंदी न ठेवल्याने प्रवास भत्ता बिल कोणत्या आधारावर काढली हा देखील संशय निर्माण होत आहे तर ह्या नोंदी ठेवणे नगरपालिका अधिनियम कलम ७६ नुसार मुख्याधिकारी यांनी कार्यालय का सोडले त्याचे कारण ह्या नोंद वहित करणे बंधनकारक आहे आणि ही जबाबदारी कार्यालयीन प्रमुख यांची आहे हे सगळ संगण मत करून होत असल्याने मुख्याधिकारी आपल्या मर्जीनुसार कार्यालयात येणे मिटींग च्या नावा खाली गैरहजर असणे तसेच सुट्टी कालीन काळात देखील बैठका दाखवून नगरपालिकेत बिल काढून तिजोरी खाली करण्याचे काम संगनमत करून केले जात असल्याचे देखील चर्चा माथेरान मध्ये आहे.
टीए व डीए संदर्भात दावे करण्यात आले असतील, तर त्यांची पडताळणी कोणत्या कागदपत्रांच्या आधारे झाली? हालचाल नोंदवही उपलब्ध नसताना संबंधित दौरा खर्चाची लेखा तपासणी कशी ?झाली, या बाबत प्रश्न उपस्थित होत असल्याने, याची माहितीही या प्रकरणात महत्त्वाची ठरणार आहे.
नियमांबाबत सावध पडताळणीची गरज
हालचाल नोंदवहीच्या वापराबाबत महाराष्ट्र शासनाच्या सामान्य प्रशासन विभागाच्या कार्यालयीन कार्यपद्धतीशी संबंधित नियम व परिपत्रकांचा हवाला दिला जातो. अधिकारी-कर्मचाऱ्यांच्या कार्यालयीन हालचालींच्या नोंदी ठेवणे आणि त्यावर प्रशासकीय देखरेख ठेवणे, हा अशा व्यवस्थेचा उद्देश असल्याचे सांगितले जाते. मात्र, माथेरान नगरपरिषदेला या संदर्भातील शासनाची नेमकी कोणती तरतूद लागू होते आणि तिचे पालन झाले किंवा नाही, हे संबंधित अधिकृत नियम व अभिलेख तपासल्यानंतरच निश्चित करता येईल. त्यामुळे केवळ आरटीआयच्या उत्तराच्या आधारे नियमभंगाचा अंतिम निष्कर्ष काढण्याऐवजी स्वतंत्र अभिलेख तपासणी आवश्यक असल्याचे मत व्यक्त होत आहे.
अभिलेखात आढळून आली नाही, याचा नेमका अर्थ काय?
नगरपरिषदेने संबंधित माहिती अस्तित्वात नाही, असे स्पष्टपणे नमूद केलेले नसून, या कार्यासनाच्या अभिलेख्यात आढळून आली नाही, असे उत्तर दिले आहे. त्यामुळे या शब्दप्रयोगातून काही महत्त्वाचे प्रश्न निर्माण होत आहे. तर संबंधित नोंदी तयारच करण्यात आल्या नव्हत्या का? त्या अन्य विभागाकडे वर्ग करण्यात आल्या आहेत का? अभिलेख जतन प्रक्रियेत काही त्रुटी झाली आहे का? किंवा सध्या त्या शोधण्यात अपयश आले आहे का? याचा स्पष्ट खुलासा होणे आवश्यक असल्याची मागणी देखील करणार असल्याचे अर्जदार यांच्याकडून सांगण्यात आले आहे.
यासाठी संबंधित कालावधीतील मूळ अभिलेख, आवक- जावक नोंदी, दौरा मंजुरी, प्रवासभत्ता बिले, लेखा कागदपत्रे, उपस्थिती नोंदी आणि इतर संबंधित दस्तऐवजांची पडताळणी केल्यास वस्तुस्थिती अधिक स्पष्ट होऊ शकते, अशी भूमिका अर्जदारांकडून व्यक्त होत आहे.
प्रथम अपिलाचा पर्यायजनमाहिती अधिकाऱ्याच्या उत्तराने समाधान न झाल्यास माहिती अधिकार अधिनियमांतर्गत ३० दिवसांच्या आत प्रथम अपिलीय अधिकारी तथा मुख्याधिकारी, माथेरान गिरिस्थान नगरपरिषद यांच्याकडे प्रथम अपिल दाखल करता येते, असे नगरपरिषदेने पत्रात नमूद केले आहे.
दरम्यान, हालचाल नोंदवही आणि मुख्याधिकाऱ्यांच्या दौऱ्यांच्या नोंदी अभिलेखात का आढळल्या नाहीत? संबंधित नोंदी अस्तित्वात होत्या की नाहीत? आणि दौरा व प्रवासभत्ता खर्चाची पडताळणी कोणत्या कागदपत्रांच्या आधारे झाली? या प्रश्नांची उत्तरे प्रशासनाकडून अपेक्षित आहेत अशी मागणी देखील अर्जदार करणार असल्याचे, सांगण्यात आले आहे.
आरटीआयच्या या उत्तरामुळे केवळ काही कागदपत्रे उपलब्ध नसल्याचा मुद्दा समोर आलेला नाही; तर माथेरान गिरिस्थान नगरपरिषदेतील प्रशासकीय अभिलेखांचे जतन, कार्यालयीन शिस्त, अधिकारी-कर्मचाऱ्यांच्या हालचालींवरील नियंत्रण आणि आर्थिक पारदर्शकतेची कार्यपद्धती बाबतही माथेरानकरांकमध्ये सध्या चर्चा सुरू झाली आहे.
👉 ह्या पुढे प्रत्येक कार्यालय हालचाल रजिस्टर ठेवण्याचे आदेश देण्यात येईल व तशी तजवीज करण्यात येईल – पल्लवी भागवत, नगरपालीका प्रशासन सहाय्यक आयुक्त रायगड अलिबाग.
